Семинар — значимое событие в жизни компании, которое позволяет установить новые контакты и выйти на более высокие объемы продаж. Хорошая подготовка к мероприятию позволит правильно оценить бюджет, рассчитать ресурсы и предусмотреть решения на случай форс-мажора. Рассмотрим, как организовать встречу, чтобы участники остались довольны.
- Поможем определиться с кейтерингом и рассчитаем точный бюджет
- Пришлем до 7 предложений от компаний с рейтингом и отзывами
- Не надо обзванивать компании и отвечать на одни и те же вопросы
Выберите название
Проработайте несколько идей для темы семинара, этап организации — лучший момент для этого. Название должно отражать тему, быть звучным и актуальным. Популярны наименования в вопросительной форме («Как разработать стратегию продвижения бренда в Instagram?») и варианты, которые заключают в себе результат («Увеличьте продажи за 7 дней с помощью таргетинга»).
План семинара
Перед записью на мероприятие потенциальный участник должен знать обо всех нюансах обучения. Составьте программу, в которой будут указаны:
- длительность (количество дней/часов с таймингом);
- место проведения и организатор;
- количество блоков и их тематика;
- имена спикеров и темы докладов;
- время начала регистрации;
- перерывы, afterparty и т. п.
Оплата билета
Обязательно предусмотрите предоплату бизнес-семинара. В противном случае регистрироваться будут многие, а придут на мероприятие единицы. Предварительная оплата подтверждает серьезность намерений. Кроме того, в этом случае вы будете знать точное количество участников еще на этапе подготовки.
Рекомендация! Начните регистрацию участников заблаговременно и стимулируйте активность предоставлением скидок. Если курс стоит 8000 р., его цену за месяц снижают до 6000 р., за 2 недели до 7000 р. В последнюю неделю участники платят полную стоимость.
Выбор площадки
Еще один организационный вопрос, который требует оперативного решения, — выбор удачного места для обучения. Часто тренинги проводят в конференц-залах, помещениях гостиниц, отелей, бизнес-центров, на теплоходах. Нередко участников приглашают в санатории и загородные пансионаты. Выездное обучение требует от организаторов повышенного внимания. Для иногородних слушателей потребуется организовать трансфер, а также забронировать комнаты для проживания.
Площадка, где будет проходить семинар, должна быть оборудована:
- оптимальным количеством столов;
- сценой с трибуной для спикеров;
- проекторами, мониторами, колонками и ПК.
Реклама мероприятия
Чтобы привлечь на тренинг как можно больше участников, потребуется широкая огласка. Проводите рекламную кампанию по нескольким каналам: обязательно задействуйте ролики на ТВ, email-рассылку, публикации в профильных СМИ, промо-посты в социальных сетях. Для регистрации участников закажите создание лендинга. Если основной трафик планируете привлекать на сайт, не забудьте предусмотреть регистрационную форму.
Привлечение спонсоров
Логичным решением для бизнеса станет привлечение к организации мероприятия спонсоров. Крупные бренды, которые с вами заодно, повышают доверие к событию и снижают финансовую нагрузку. Еще два плюса от сотрудничества со спонсорами — широкая огласка и помощь в аренде зала. В некоторых случаях партнеры могут взять на себя две эти задачи целиком. В обмен вы должны предоставить им право выставить продукцию в демонстрационном зале и сделать рекламу.
Сотрудничество со спикерами
На семинар обязательно пригласите спикеров. Важно, чтобы их имена были на слуху у участников обучения. Заранее обсудите с докладчиками темы, озвучьте тайминг мероприятия и регламент. Хорошо будет, если сумеете подписать договор на эксклюзивные материалы. Одна из проблем известных персон — стремление использовать устаревшую информацию.
Соберите команду помощников
Организация знакового для отрасли мероприятия невозможна без привлечения команды. Задействуйте сотрудников, которые возьмут на себя трансфер и регистрацию участников, обслуживание на образовательной площадке, раздачу промо-материалов. Ознакомьте каждого участника группы с его прямыми обязанностями и назначьте управляющего проектом, который будет оперативно приносить «вести с полей».
Организация питания
Если семинар будет продолжаться целый день или несколько дней, плохой идеей будет пустить все на самотек. На тренинге каждые три часа обязательны перерывы, во время которых участники могут передохнуть и перекусить. На кофе-брейках всем желающим предлагают горячие напитки, закуски и выпечку.
Перерывы выполняют несколько важных функций:
- гости усваивают информацию;
- восстанавливаются силы на новые доклады;
- стихает внутреннее напряжение.
Также в середине дня необходимо пригласить всех на обед. Если кафе или ресторана в бизнес-центре нет, приготовление еды и обслуживание доверяют выездному ресторану или кейтеринговой компании. Удобно, что у того же подрядчика вы можете заказать фуршет или банкет, который завершит официальную часть события.
В день, когда запланирован семинар
В день, когда проводится семинар, все участники команды должны быть на месте за час до официального начала. Персонал оценивает обстановку, встречает гостей и регистрирует их на входе. На этом же этапе гостям раздают буклеты, брошюры и программы мероприятия.
Важно! За 2 дня до события напомните участникам о тренинге. Сделать это можно с помощью рассылки или личных телефонных звонков.
После того, как мероприятие будет завершено, не забудьте собрать обратную связь. Уточните у слушателей и спикеров, все ли им понравилось, удачно ли была выбрана площадка, стала ли информация ценной. Эти данные помогут, если в будущем вы планируете провести еще несколько тренингов.
