Грамотная подготовка и организация делового мероприятия — примерно 60 % успеха в достижении поставленных бизнес-целей. К последним обычно относят:
- укрепление делового имиджа предприятия;
- привлечение новых партнеров и инвесторов;
- повышение узнаваемости бренда.
Начнем с перечисления основных типов бизнес-мероприятий.
Виды деловых мероприятий и особенности их проведения
- Конференция. Деловой формат, целью которого становится решение центральных проблем. На конференциях выступают докладчики. Участники активно обсуждают предложенные темы и обмениваются опытом. В конце подводят итоги встречи.
- Бизнес-семинар. Целью проведения становится обучение. На семинарах говорят про проекты, обсуждают кейсы, дискутируют и обмениваются опытом.
- Тренинг. Тип мероприятия, непродолжительного по времени, цель которого — получение новых знаний и навыков. На тренинги организаторы приглашают известных спикеров.
- Выставка. Направлена на демонстрацию достижений компании. Проводится в выставочном комплексе. Длительность события — 2–3 дня. Используются стенды. Событие широко освещается в средствах массовой информации.
- Презентация. Деловое мероприятие, целью которого становится представление новых продуктов, услуг и достижений. Важное значение в успехе презентации имеет хорошо разработанный сценарий.
- Деловой прием. По формату схож со светским приемом. Его цель — установление коммуникаций и полезных связей, решение стратегических вопросов, связанных с развитием предприятия. Прием — это синтез развлекательного и делового мероприятий. Event-часть помогает участникам раскрепоститься.
- Круглый стол. Их организуют для совместного обсуждения вопросов, вызывающий резонанс в обществе. На круглые столы приглашают представителей бизнеса, науки, общественных деятелей и журналистов.
Деловые мероприятия для прессы
Обособленно от других деловых форматов стоят мероприятия, организуемые специально для представителей прессы.
- Пресс-конференция. Официальная встреча журналистов с представителями компаний. Проводится для обсуждения спорных вопросов в форме диалога. Длительность пресс-конференции — до 50 минут.
- Пресс-ланч. Мероприятие для установления бизнес-коммуникаций с самыми важными для компании СМИ. Со стороны предприятия участвуют главные лица. Пресс-ланч помогает поддержать лояльность к компании ключевых изданий.
- Брифинг. Встреча длительностью до 20 минут, на которой представители компании в сжатом виде излагают позицию по определенному вопросу. Брифинги проводят при возникновении скандалов, ЧС и других проблем, чтобы дать опровержение и пояснения для СМИ.
- Пресс-тур. Программа такого делового мероприятия предполагает проведение экскурсии для журналистов, иногда пресс-конференцию или брифинг. Представителей прессы приглашают на производство. Задача мероприятия — поддержание положительного имиджа компании в глазах аудитории.
Форматы проведения деловых мероприятий
Продолжением выставки, презентации, конференции или брифинга обычно становятся фуршеты и кофе-брейки. Неофициальный ужин без рассадки помогает организации установить отношения со всеми участниками, а приглашенным пообщаться в неформальной обстановке и обсудить итоги встречи. Для заказа еды организаторы обращаются в кейтеринговые компании и выездные рестораны.
Этапы организации делового мероприятия
Любой конференции или семинару предшествует тщательная подготовка. Организуют мероприятия обычно в такой последовательности.
- Обсуждение идей для организации делового мероприятия. Постановка цели проведения. Расчет и согласование бюджета.
- Составление сценария события. Планирование графика подготовки. Назначение ответственных. Проведение рекламной кампании.
- Аренда зала, приглашение участников и спикеров, заказ еды и напитков.
- Подготовка и оформление площадки. Размещение гостей.
С планированием события обращайтесь в event-агентство. А заказать фуршет или кофе-брейк поможет сервис CaterMe.